Današnji način dopisivanja uvelike se razlikuje od dopisivanje prije par godina kada je e-mail bio još u povojima. No, koliko god se način dopisivanja promijenio, i dalje trebate poštovati određena pravila formalnog dopisivanja. Kako pravilno napisati poslovni e-mail donosimo u nastavku.
Za početak jasno upišite adresu primaoca i naslov e-maila. Naslov e-maila služi kako bi u par riječi formulirali temu e-maila. Naslov e-maila je jako važan kako bi ga primatelj mogao prepoznati i znati o čemu se radi, te kako ga ne bi izbrisao misleći da su reklame ili da je nešto neinteresantno.
E mail pismo uvijek treba početi sa pozdravom, a završiti sa potpisom. Pozdrav možete započeti sa riječima poput Poštovani ili Cijenjeni, itd. Ispod pozdrava treba napisati uvod kojim ćete primatelja maila uvesti u osnovni sadržaj pisma.
Pravilno napisano e mail pismo treba biti napisano kratko, jasno i ljubazno. Pisanje e-maila ne bi trebalo biti opširno i detaljno. E mail napišite u najkraćim crtama, a ukoliko je nešto jako važno, onda taj opis možete dodati u attachment. Pismo treba biti stilski i gramatički uređeno, a kako bi bilo preglednije možete ga razdvojiti u par odlomaka.
Zaključak pisma mora jasno naglašavati što želite postići tim pismom. Na kraju pisma trebate staviti svoj potpis koji treba uključivati tvrtku za koju radite i vaš službeni kontakt.
Kada šaljete šaljivi e-mail na sve adrese iz svog imenika, trebate imati na umu da je možda bolje da takve vrste e-mailova šaljete na grupu ljudi, koju prethodno formirajte. Formirati grupu primatelja možete u okviru svog mail računa, a na taj način primaoci neće vidjeti ostale primatelje, te ćete zaštititi njihovu privatnost.
Druga opcija zaštite privatnosti adresa je da primatelje stavite u polje bcc i treća da prije prosljeđivanja šaljivog e-maila izbrišete prethodne adrese koje stoje u e-mailu. Na taj način zaštitit ćete korisnike od spam e-mailova.
Kada primite e-mail trebali bi na njega odgovoriti u roku od 24 sata. Ukoliko niste u mogućnosti, kada odgovarate na mail ispričajte se na kašnjenju sa odgovorom. I taj e mail naravno treba biti u kratkim i jasnim crtama.
Autor: A.Z., Foto: MikLav/Shutterstock