Kako voditi evidenciju o radnicima (za poslodavce i knjigovođe)

Od 1.6.2010 godine stupio je na snagu novi zakon o evidentiranju radnika. Stara matična knjiga radnika je zamjenjena novom, a uvedena je i novost o evidenciji dolazaka i odlazaka radnika koju treba voditi svakodnevno.

U nastavku vam donosimo isječak iz pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima iz Narodnih novina.

I. Evidencije o osobama

Evidencija o radnicima koji su u radnom odnosu kod poslodavca zamjenjuje prastaru matičnu knjigu. U evidenciju se podaci unose temeljem vjerodostojne dokumentacije koju mu je radnik obavezan dostaviti. Poželjno bi bilo preslike bitne dokumentacije uložiti u poseban registrator (primjerice preslike radne dozvole) uz ugovore o radu, prijave i odjave…. Osim podataka navedenih u članku 3. Pravilnika, poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje prava iz radnog odnosa (trudnoća, majčinstvo, broj djece, invalidnost, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o drugom poslodavcu ili poslodavcima kod kojih radnik radi u ostalom radnom vremenu, stalni sezonci i slično).

Evidencija se može voditi u papirnatom obliku ili na računalu. Moći će se kupiti u Narodnim novinama (nova Matična knjiga radnika, za cca mjesec dana).

Evidenciju o radnicima poslodavac počinje voditi danom početka rada radnika i ažurno je vodi do dana prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajno.

Poslodavac je dužan voditi posebnu evidenciju drugih osoba na radu, i to: učenika i studenata na praksi, učenika i studenata na radu putem ovlaštenih učeničkih i studentskih servisa, osoba na stručnom osposobljavanju i radnika koje im je ustupila ovlaštena agencija.

Moći će se kupiti u Narodnim novinama ili voditi na računalu.

Ovu evidenciju poslodavac počinje voditi danom početka rada navedenih osoba kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka njihovog rada te istu čuva najmanje šest godina

II. Evidencija o radnom vremenu

Evidencija o radnom vremenu radnika sadrži niz obaveznih podataka važnih za točno utvrđivanje odrađenih sati, obračun plaće i naknade plaće. Mora voditi po razdobljima isplate plaće i naknade plaće, uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana. Evidencija mora biti u poslovnom prostoru, odnosno na mjestu rada radnika. Može se voditi na papiru ili na računalu. Kao i svi obrasci moći će se kupiti u Narodnim novinama ili se može izraditi vlastita evidencija sa obaveznim podacima navedenim u Pravilniku. Evidencija se može proširiti i sa podacima koje poslodavcu trebaju za njegove potrebe pri obračunu plaće.

Evidencija o radnom vremenu čuva se najmanje 6 godina.

Poslodavac je dužan na odgovarajući način voditi ovu evidenciju i za:

radnike koji su voditelji objekta, poslovođe ili rukovodeće osoblje kao i za radnike članove obitelji poslodavca fizičke osobe koji žive u zajedničkom kućanstvu s poslodavcem i koji u radnom odnosu obavljaju određene poslove za poslodavca ako s njima nije ugovorio samostalnost u određivanju radnog vremena, stanke te dnevnog i tjednog odmora,

punoljetne radnike za koje je kolektivnim ugovorom uređena iznimka od primjene odredbi o dnevnom i tjednom odmoru uz osiguranje zamjenskog odmora u skladu s člankom 3. stavkom 5. Zakona o radu (propisane iznimke za mjesta rada udaljena od prebivališta, djelatnost zaštite osoba i imovine, djelatnosti poljoprivrede i turizma, u slučaju više sile ili nastupa izvanrednih i nepredvidivih okolnosti i događaja.

Napomena: Kaznene odredbe (čl. 294 st.1 toč.1 i st.2) za obrtnika poslodavca koji ne vodi ove evidencije, ili ih ne vodi na propisani način ili ih ne dostavi na zahtjev inspektora, novčana kazna iznosi od 7.000,00 do 10.000,00 kn

Postojeća Matična knjiga radnika prestala je važiti 31.svibnja te za radnike zaposlene nakon 01. lipnja 2010. godine obvezno ustrojite novu, ovakvu ili sličnu, te ovakve (ili slične) evidencije za sve ostale osobe i evidencije o radnom vremenu za sve zaposlene, dok ne kupite obrasce u Narodnim novinama ili ugovorite kod vaših informatičara.

Primjer evidencija o radu: