Kako pravilno napisati e-mail


Vrijeme dopisivanja i očekivanja pisama je zadobilo potpuno drugi kontekst unapređenjem tehnologije. Umjesto poštara danas očekujemo malu, bijelu kovertu na dnu monitora. Iako je u velikoj mjeri komunikacija olakšana, moramo biti svijesni da i elektronička pošta zahtjeva određena pravila ponašanja i pisanja.

Slanje maila, Foto: grafvision/Shutterstock

Jasno formulirajte  adresu i “subject”

Pored jasno formulirane adrese primaoca, bitan segment e-mail-a je subject tj. naslov maila koji služi kako biste u par riječi formulirali temu o kojoj pišete u samom pismu. Naslov maila je važan jer veliki broj pisama koji se šalju u svojstvu reklame budu izbrisani, zato jasno naznačite što želite kazati pismom koje šaljete. Naslov maila  treba biti dobar i primamljiv jer će, na taj način, odmah privući ljude da pročitaju mail  i dati im jasnu sliku o čemu se u mailu govori.

Ako je u pitanju, npr. bitan mail koji biste htjeli poslati poslovnom partneru, naslov maila treba ukazivati na to. Isto tako, ako je u pitanju mail sa nekom šalom, naslov je taj koji to treba otkriti, jer tako odmah možete uvidjeti da je to nešto što možete pročitati i u pauzi. Još jedan razlog zašto naslov mora biti jasan je da bi ljudi kasnije u pretincu  sa primljenom poštom (inboxu) ili pretincu za poslanu poštu (outboxu) lakše našli određeni mail.

Pismo započnite pozdravom a završite potpisom

E-mail se kao i sva pisma započinje ljubaznim pozdravom (Poštovani XY, Cjenjeni XY). Ispod pozdrava bi trebao stajati uvod kojim biste svog “sugovornika” uveli u osnovni sadržaj i cilj pisma tj. poruku. Poruka, kao što smo već i rekli, mora biti veoma precizna, da se ne postavlja pitanje “šta je pisac htio kazati ovim pismom”.

Zaključak kojim završavate pismo služi da jasno naglasite šta želite postići. Na samom dnu završenog pisma trebao bi stajati  vaš potpis koji uključuje i vašu poziciju u kompaniji za koju radite i vaš službeni kontakt.

Poštujte privatnost tuđih mailova

Kad ste u prilici da mail šaljete na veliki broj adresa (ovo je čest slučaj kad se šalju šaljivi mailovi prijateljima), možda je bolje da ne stavljate 15-20 mail adresa u polje “to” nego da formirate grupu prijatelja u okviru svog mail naloga. Na ovaj način primaoci neće vidjeti spisak adresa svih ljudi koji su, takođe, primili taj mail. Druga opcija je da stavite adrese u “bcc” umjesto u polje “to”. Ljudi kojima ste poslali taj mail će vjerovatno  ga prosljediti dalje, tako da će mnogo ljudi dobiti spisak mailova vaših prijatelja. Ista pravila važe i kad prosljeđujete (forward) nečiji mail na veći broj adresa. U tom slučaju možete izbrisati iz prosljeđenog teksta spisak mailova ljudi koji su taj mail prvobitno dobili. Ovo je i jedan od načina da se zaštitite od neželjene pošte tj. „spam”-a.

Pravilno napišite pismo


Pravilno napisano poslovno pismo bi trebalo da bude kratko, jasno i ljubazno. E-mail nije forma komunikacije prilikom koje bi trebali biti detaljni i opširni. U najkraćim crtama napišite šta želite i eventualno zakažite sastanak prilikom kog biste mogli objasniti preostale detalje “oči u oči” ili bar telefonski. Ukoliko je nešto veoma važno, duži opis možete dodati u “attachment”.

Takođe je važno da pismo koje ste napisali bude prije svega pravilno (gramatički i stilski) uređeno. Osoba koja čita vaše pismo mora odmah spoznati važne informacije koje ste željeli istaknuti. Radi preglednosti tekst možete podjeliti u manje cjeline, koristeći blok forme.

Izbjegavajte pisanje poverljivih podataka

U samom sadržaju bi trebalo izbjegavati važne podatke i informacije za koje smatrate da ne bi trebalo puno ljudi znati, ukoliko to ne možete izbjeći naznačite to jasno tako da primaoc ima u vidu da je ono što je napisano u pismu namjenjeno isključivo njemu.

Oznaka za hitne mailove

Informacije koje su veoma važne tj. koje bi što prije trebale stići do svog odredišta možete naglasiti i tako što ćete ga označiti crvenim uskličnikom ili zastavicom. Ovako će osoba koja prima mail odmah znati što je vama prioritet.

Traženje potvrde o primanju maila

Potvrda primanja maila nije uvjek neophodna jer to može biti zamorno pogotovo ako u toku dana primate puno mailova. Takođe, nije rjetka pojava da kolege međusobno razmjenjuju mailove  koji imaju komičan sadržaj, pa ako je potvrda namještena kao obavezna, neće imati smisla jer se u takvim prilikama ona ne očekuje. Potvrda se, dakle, traži kada i ukoliko to ima smisla.

Odgovorite na vrijeme

Ukoliko ste vi primili e-mail, važno je da na njega odgovorite na vrijeme, optimum je oko 24 sata. Naravno, ukoliko niste u mogućnosti, učinite to što je prije moguće uz dodatno obrazloženje zbog čega kasnite sa odgovorom, koje također, treba biti u kratkim crtama.

Izvor: infostud.com

Na našoj Facebook stranici čekaju te novi savjeti - klikni i lajkaj!

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *

Možete koristiti ove HTML oznake i atribute: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>