Dobro organiziran sustav čuvanja dokumenata složen kronološkim slijedom, tematskim ili abecednim slijedom može znatno uštedjeti i vrijeme i energiju. Upotrijebite sustav ili kombinaciju sustava koji odgovaraju vašim potrebama, na primjer, stalna provjera dokumenata koji se tiču kućanstva, vodenja kluba ili društva.
Svoje dokumente, naravno, možete čuvati na policama ili u kutijama od cipela, ali zaštićeniji će biti u metalnim ormarićima za čuvanje dokumenata. Jasno označite temu svakoga spisa na isturenom dijelu fascikla.
Označite pet ili šest fascikala danima radnoga tjedna. Složite ih u ladicu ormarića za čuvanje dokumenata, a zatim dodajte još jedan fascikl označen “Sljedeći tjedan”. U odgovarajuće fascikle stavite, na primjer, preostale obveze, pozive koje trebate obaviti i zadatke koje trebate ispuniti, kao i račune koje trebate platiti. Sve te obveze držite u fasciklima dok ih ne riješite, a zatim ih bacite ili premjestite u drugi sustav čuvanja dokumenata. Tako, na primjer, potvrde o plaćenim računima možete premjestiti u spis financija podijeljen na mjesece. Bankovne izvještaje i izvještaje kreditnih kartica takoder čuvajte u tom spisu.
Složite teme abecednim redom. Gdje bude potrebno, podijelite ih kao i spis financija. Tematski spisi prilično su fleksibilni jer ih možete preimenovati i dijeliti prema potrebi ili možete niz spisa organizirati unutar jednoga.
Ako imate puno korespodencije, ovaj sustav pomoći će vam u brzom pronalaženju pisama. Složite ih abecednim redom po prezimenima, a najsvježija pisma stavite na početak svakoga fascikla. Kutija s indeksiranim karticama abecedna je kartoteka s nizom primjena. Ona vam može pomoći pri obnavljanju vašega popisa adresa ili katalogiziranju vaših knjiga, zbirke CD-ova ili recepata.
Foto: MeHere/Sxc